ZAW-FA – pierwszy krok do KSeF dla spółek i organizacji

Zanim spółka, fundacja czy stowarzyszenie zacznie realnie pracować w KSeF, musi odpowiedzieć na jedno kluczowe pytanie: kto w imieniu podmiotu ma mieć „klucze” do systemu? Właśnie temu służy formularz ZAW-FA – dla wielu podmiotów niefizycznych to faktycznie pierwszy formalny krok na drodze do korzystania z KSeF.

Czym jest ZAW-FA?

ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Składa się je do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, aby:

• wskazać osobę fizyczną, która w imieniu firmy będzie miała prawo korzystać z KSeF i nadawać kolejne uprawnienia,

• albo odebrać wcześniej nadane uprawnienia

To nie jest ogólne pełnomocnictwo podatkowe (jak UPL-1), ale specjalny dokument dotyczący wyłącznie KSeF i uprawnień w tym systemie.

Dla kogo ZAW-FA jest szczególnie ważny?

Zgodnie z aktualnymi wytycznymi Ministerstwa Finansów i Podręcznika KSeF 2.0, ZAW-FA dotyczy w szczególności:

• podatników niebędących osobami fizycznymi (spółki, fundacje, stowarzyszenia, niektóre jednostki sektora finansów publicznych),

  • którzy nie mają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z numerem NIP – w takim przypadku, aby w ogóle zacząć korzystać z KSeF, muszą oni wskazać osobę fizyczną uprawnioną do działania w systemie właśnie poprzez ZAW-FA;

• osób fizycznych posiadających kwalifikowany podpis elektroniczny bez NIP i PESEL – ZAW-FA służy wtedy do zgłoszenia tzw. „odcisku palca” podpisu i powiązania go z konkretnym podatnikiem.
  

Natomiast podmioty, które mają kwalifikowaną pieczęć z NIP, po uwierzytelnieniu w KSeF otrzymują pełne uprawnienia właścicielskie bez składania ZAW-FA – mogą od razu nadawać prawa kolejnym osobom elektronicznie.

Po co składa się ZAW-FA – w praktyce

Z punktu widzenia spółki czy organizacji ZAW-FA wyznacza pierwszego „administratora” KSeF:

• urząd skarbowy, na podstawie ZAW-FA, nadaje wskazanej osobie fizycznej uprawnienia do korzystania z KSeF w imieniu podmiotu,

• ta osoba może następnie samodzielnie, już w systemie, przyznawać i odbierać uprawnienia innym pracownikom, członkom zarządu czy biuru rachunkowemu,

• dzięki temu cała struktura uprawnień budowana jest później elektronicznie – ZAW-FA jest tylko startowym, „inicjującym” dokumentem.

W praktyce oznacza to, że bez prawidłowo złożonego ZAW-FA(2) (tam, gdzie jest wymagany) spółka nie będzie mogła skutecznie rozpocząć pracy w KSeF – system nie „rozpozna”, kto ma do niej prawo.

https://www.podatki.gov.pl/media/8968/zaw-fa-02-08.pdf

• Pole 5 – Właściwy naczelnik US: wskaż urząd właściwy według siedziby spółki.
• Pole 6 – Cel złożenia: zaznacz zwykle „1. nadanie uprawnień”. Opcja „2. odebranie uprawnień” służy odwołaniu dotychczas wskazanej osoby; „3. zgłoszenie danych unikalnych podpisu” dotyczy szczególnego przypadku (gdy zgłaszasz kwalifikowany podpis podatnika-osoby fizycznej bez NIP/PESEL).
• Część B – „Dane podatnika/podmiotu”
  • Pole 7 – Rodzaj podmiotu: zaznacz „podmiot niebędący osobą fizyczną”.
  • Pola 8–17 – Nazwa i adres: pełna nazwa spółki, adres siedziby.
  • B.3 pola 18–19 – Kontakt: telefon (opcjonalnie) i e-mail (obowiązkowy — na ten adres przyjdzie informacja o nadaniu/odebraniu uprawnień).
• Część C – „Dane osoby uprawnionej”
  Wpisujesz dane osoby, która ma zostać „pierwszą” w KSeF dla spółki (np. członek zarządu, pełnomocnik).
  • C.1 identyfikator: wybierz NIP lub PESEL i uzupełnij dane (nazwisko, imię, data urodzenia; jeżeli brak NIP/PESEL, wybierz „Brak identyfikatora” i wpisz dane dokumentu tożsamości).
  • C.2 adres: adres zamieszkania tej osoby.
  • C.3 kontakt: e-mail obowiązkowy — na ten adres MF wyśle potwierdzenie nadania/odebrania uprawnień.
• Część D – „Dane unikalne podpisu kwalifikowanego (SHA-256)”

  Wypełniasz tylko wtedy, gdy zgłaszana osoba nie ma NIP/PESEL, a posługuje się kwalifikowanym podpisem bez NIP/PESEL — trzeba podać odcisk (hash) SHA-256
  certyfikatu podpisu. Hash uzyskasz z aplikacji dostawcy podpisu lub z podglądu certyfikatu.

• Część E – „Podpisy”

  ZAW-FA muszą podpisać osoby uprawnione do reprezentacji spółki (zgodnie z KRS/umową). Przy reprezentacji wieloosobowej podpisują wszyscy wymagani.
  Jeśli reprezentantów jest więcej niż 6, pozostałych dopisz na kolejnym egzemplarzu ZAW-FA.