KSeF w 2026 roku – kto może skorzystać ze zwolnienia i co dalej z fakturą uproszczoną, pro formą i duplikatami?

Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) przestaje być ciekawostką, a staje się codziennością większości przedsiębiorców. Co do zasady, faktury między firmami (B2B) będą stopniowo „przenosiły się” do KSeF, a dokument w systemie – plik XML w strukturze FA(3) z numerem nadanym przez KSeF – stanie się właściwą fakturą podatkową.Krajowy System e-Faktur

Ustawodawca przewidział jednak okresy przejściowe i wyłączenia. W 2026 r. część podatników będzie mogła wystawiać faktury nadal poza KSeF, a niektóre dokumenty – jak faktury uproszczone, pro forma czy noty korygujące – zostaną potraktowane w szczególny sposób.

Poniżej w jednym miejscu zebrane są najważniejsze informacje:

1. Kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Zgodnie z aktualnym planem wdrożenia:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie podatników, których sprzedaż z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,

• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie pozostałych podatników (z wyjątkami opisanymi niżej).

Niezależnie od tego, kto i od kiedy ma obowiązek wystawiania faktur w systemie, odbieranie faktur przez KSeF będzie dotyczyło wszystkich podatników z NIP-em już od 1 lutego 2026 r. – od tego momentu kontrahenci mogą przekazywać faktury wyłącznie przez KSeF.

2. Kto może skorzystać ze zwolnienia z obowiązkowego KSeF w 2026 r.?

2.1. Limit 10 000 zł miesięcznie – najważniejsze „ułatwienie”

Do 31 grudnia 2026 r. podatnik może nadal wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeżeli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekracza 10 000 zł.

Kluczowe zasady:

• limit 10 000 zł dotyczy faktur, które zasadniczo powinny trafić do KSeF – a więc typowych faktur B2B,

• do limitu nie wlicza się:

  • faktur wystawianych przy użyciu kas rejestrujących (np. „faktura z kasy”),

  • paragonów z NIP nabywcy do 450 zł uznawanych za faktury uproszczone,

  • sprzedaży B2C (na rzecz konsumentów) – jeśli jest udokumentowana tylko paragonem lub fakturą konsumencką.

Jeżeli w danym miesiącu podatnik przekroczy próg 10 000 zł, to:

• faktura, którą przekroczono limit, musi już być wystawiona w KSeF,

• wszystkie następne faktury w tym miesiącu – również w KSeF,

• w kolejnych miesiącach limitu nie „zeruje się” na nowo – po przekroczeniu progu przechodzi się na fakturowanie w KSeF „na stałe”.

W praktyce oznacza to, że najmniejsze firmy faktycznie mogą odsunąć pełne wejście w KSeF jako wystawcy do 1 stycznia 2027 r., o ile utrzymują sprzedaż B2B w wysokości do 10 000 zł brutto miesięcznie.

2.2. Faktury dla konsumentów (B2C)

Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) nie są objęte obowiązkowym KSeF – ich wystawianie w systemie jest dobrowolne.

• nadal wystawiać faktury konsumenckie poza KSeF (papierowo lub np. w PDF wysyłany mailem),

• ewentualnie zdecydować się dobrowolnie na korzystanie z KSeF także w relacjach B2C – np. dla porządku procesów i archiwizacji.

2.3. Faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone)

Do 31 grudnia 2026 r. utrzymano możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących, a paragony fiskalne z NIP nabywcy do 450 zł nadal mają status faktur uproszczonych i są wyłączone z obowiązkowego KSeF.

Od 1 stycznia 2027 r.:

• paragon z NIP do 450 zł nie będzie już traktowany jako faktura uproszczona,

• w celu udokumentowania takiej sprzedaży trzeba będzie wystawić „zwykłą” fakturę (co do zasady – ustrukturyzowaną w KSeF).

To ważna zmiana szczególnie dla branż detalicznych, które dziś często korzystają z modelu „paragon z NIP zamiast faktury”.

2.4. Podatnicy zagraniczni i procedury szczególne (OSS/IOSS)

Obowiązek KSeF nie obejmuje wszystkich podatników „automatycznie”. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT i opracowaniami branżowymi:

• z obowiązku fakturowania w KSeF wyłączeni są m.in. podatnicy:

  • bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,

  • posiadający stałe miejsce w Polsce, ale to miejsce nie uczestniczy w danej transakcji,

  • korzystający z procedur szczególnych OSS/IOSS (sprzedaż e-commerce rozliczana poza polskim JPK_V7).

Takie sytuacje dotyczą zwykle firm zagranicznych lub działalności transgranicznej – w praktyce większość „klasycznych” polskich JDG i spółek będzie w KSeF.

2.5. Wybrane inne wyłączenia

Z obowiązkowego KSeF wyłączono również m.in.:

• faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych – nie będą objęte obowiązkiem KSeF, choć będzie możliwość wystawienia ich w systemie (od 1.04.2026 r.).

3. Faktura uproszczona i inne dokumenty a KSeF

KSeF jest systemem wyłącznie do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że część dokumentów znanych z obrotu gospodarczego pozostanie poza systemem albo zmieni swoje znaczenie.

3.1. Faktura uproszczona (paragon z NIP do 450 zł)

Jak wskazano wyżej, do końca 2026 r. paragon z NIP nabywcy do 450 zł brutto może pełnić rolę faktury uproszczonej i nie musi trafiać do KSeF.

Od 2027 r.:

• ten model przestanie być stosowany jako pełnoprawna faktura,

• sprzedaż do 450 zł z NIP będzie musiała być dokumentowana „zwykłą” fakturą – co do zasady wystawioną w KSeF.

3.2. Faktura pro forma

Faktura pro forma:

• nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT,

• pełni funkcję informacyjną/płatniczą 

• po wejściu KSeF nadal będzie mogła być wystawiana – np. w PDF, w systemie sprzedażowym, mailem – ale nie w KSeF, bo system obsługuje wyłącznie faktury w rozumieniu przepisów.

3.3. Duplikaty faktur

Jedną z zalet KSeF jest to, że faktura ustrukturyzowana nie może „zaginąć” – przez 10 lat jest przechowywana w systemie. To oznacza, że:

• dla faktur wystawionych w KSeF nie będzie potrzeby wystawiania duplikatów,

• dla faktur papierowych lub elektronicznych wystawianych poza KSeF (np. w okresie przejściowym, w trybach awaryjnych lub wobec konsumentów) przepisy o ponownym wystawieniu faktury (de facto „duplikacie”) nadal pozostaną w ustawie o VAT – ale na innych zasadach niż dotychczas.

Dodatkowo, w scenariuszach awaryjnych (offline24, awaria, niedostępność systemu) przepisy wymagają odpowiedniego oznaczenia takich dokumentów kodami umożliwiającymi weryfikację danych po przesłaniu do KSeF.

3.4. Noty korygujące

Od 1 lutego 2026 r. planowane jest uchylenie przepisów o notach korygujących. W konsekwencji:

• nabywca nie będzie mógł już poprawiać błędów w fakturze poprzez notę korygującą,

• jedynym sposobem korekty będzie wystawienie faktury korygującej – także wtedy, gdy chodzi „tylko” o dane formalne (np. literówka w nazwie, adresie).

Warto pamiętać, że:

• KSeF nie pozwala edytować faktury po nadaniu numeru – błędny dokument jest korygowany kolejną fakturą korygującą.

3.5. Brak możliwości „anulowania” e-Faktury w KSeF

Jeśli plik XML zostanie przesłany do KSeF, przyjęty, przejdzie walidację i otrzyma numer – faktura:

• wchodzi do obrotu prawnego,

• nie może zostać anulowana – nawet gdy np. wpisano błędny NIP nabywcy.

W takiej sytuacji:

• wystawia się fakturę korygującą „do zera” do błędnego dokumentu,

• następnie wystawia się nową fakturę z prawidłowymi danymi.

To oznacza konieczność większej staranności przy wprowadzaniu danych – KSeF nie jest „edytorem” faktur, tylko rejestrem gotowych dokumentów.

3.6. Jakich dokumentów w ogóle nie wysyła się do KSeF?

Zgodnie z wyjaśnieniami MF, do KSeF nie przesyła się m.in.:

• faktur pro forma,

• faktur wewnętrznych i dowodów wewnętrznych,

• not uznaniowych i obciążeniowych,

• rachunków w rozumieniu Ordynacji podatkowej,

• zamówień, ofert, umów – nawet jeśli są generowane z systemu fakturowego.

KSeF obsługuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane (w tym korekty, zaliczki, niektóre specyficzne typy jak VAT RR – na zasadach przewidzianych w przepisach).